Как применить фильтр в excel к нескольким столбцам
Перейти к содержимому

Как применить фильтр в excel к нескольким столбцам

  • автор:

Работа с фильтрами в MS Office Excel на примерах

Рассмотрим, как можно искать информацию в MS Excel, используя фильтры.

Для этого откроем эксель и набросаем в нем небольшую таблицу.

Выделите любую ячейку в строке с заголовками, затем перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр»:

В строке с заголовками нашей таблицы в каждом столбце появятся «стрелки».

Обратите внимание, что если в Вашей таблице нет строки с заголовками, то Excel, автоматически вставит фильтр в первую строку с данными:

Подготовительный этап завершен. Можно приступать к поиску информации.

Основы работы с фильтрами

Применение фильтров к таблице

Щелкните на значке в столбце «Менеджер». Откроется следующее меню:

В данном меню с помощью флажков Вы можете отмечать те элементы, по которым необходимо фильтровать данные.

Совет 1

Если в таблице много значений, то используйте строку поиска. Для этого начните вводить в нее часть слова, которое Вам необходимо найти. Список вариантов будет автоматически сокращаться.

Минус этого способа в том, что можно отметить только одно значение или несколько значений, содержащих искомую фразу, но абсолютно разные значения найти не удастся. Т.е., например, сразу найти таким образом менеджеров по имени Сергей и Александр не получится, но можно найти все значения, содержащие «Серг»: Сергей, Сергеев, Сергиенко и т.п.

Совет 2

Например, Вам нужно отметить только 2 значения из нескольких десятков. Снимать флажок вручную с каждой позиции кроме нужных достаточно затратно по времени. Для ускорения этого процесса снимите флажок с пункта «(Выделить все)». При этом снимутся все остальные флажки. Теперь можно отметить только те пункты, которые Вам нужны.

MS Excel поддерживает множественные фильтры, т.е. фильтр сразу по нескольким столбцам.

Например, Вам необходимо найти все заказы менеджера Иванова от 18.01.2014.

Для начала щелкните на в столбце «Менеджер» и выберите Иванова.

Теперь щелкните на в столбце «Дата отгрузки», снимите флажок с «(Выделить все)» и выберите 18.01.2014 или введите в строке поиска 18 и нажмите «ОК».

Таблица примет следующий вид:

Аналогичным образом Вы можете продолжить фильтровать данные по столбцам «Описание», «Кол-во» и т.д.

Обратите внимание, что в столбцах, по которым был применен фильтр, значокменяется на .

Таким образом Вы всегда будете знать по каким столбцам происходит фильтрация данных.

Отмена фильтра

Для того, чтобы снять все фильтры сразу, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите на кнопку «Очистить».

Если необходимо снять фильтр только с одного столбца, оставив фильтры по другим, то щелкните на значке данного столбца, напр., «Дата отгрузки» и щелкните на пункте «Удалить фильтр с <Название столбца>»:

или

Если необходимо полностью отказаться от фильтров в таблице, то перейдите на вкладку «Данные» и щелкните на кнопке «Фильтр». Она перестанет подсвечиваться, из строки с заголовками исчезнут значки и и в таблице отобразятся все данные.

После

Дополнительные настройки фильтров

В зависимости от типа содержимого столбцов у фильтров появляются дополнительные опции.

Текстовые фильтры

Щелкните на значке столбца «Менеджер», наведите курсор на «Текстовые фильтры», дождитесь появления меню и выберите любой из критериев отбора или пункт «Настраиваемый фильтр…». Появится следующее окно:

  • 1. Условия «равно» или «не равно» предполагают, что искомое выражение стопроцентно совпадает с содержанием ячейки. Критерий «равно» оставляет в таблице только те строки, в которых содержится выбранное значение. Соответственно, критерий «не равно» оставляет все значения, кроме выбранного. Для упрощения задачи Вы можете выбрать нужное значение из выпадающего списка:

  • 2. Условия «больше» и «меньше» предполагают, что в таблице останутся значения, которые по алфавиту начинаются с более ранней или более поздней буквы. Например, если выбрать значение «Иванов» при опции «больше», то в таблице останутся только те ячейки, которые начинаются на букву «Й»(Картов, Йогуртов и т.п.). А при опции «меньше» — значения на букву «З» (Захаров, Букин).
  • 3. Единственное отличие условий «больше или равно» и «меньше или равно» от предыдущего пункта в том, что в фильтр включает и выбранное значение.
  • 4. Если необходимо найти все значения, которые начинаются на «Ива», то используйте условие «начинается с», а если хотите узнать, сколько в таблице значений, оканчивающихся на «рович», то выберите опцию «заканчивается на».
  • 5. Соответственно, условия «не начинается с» и «не заканчивается на» предполагают, что Вам не надо отображать в таблице значения, содержащие искомую фразу.
  • 6. При выборе условий «содержит» или «не содержит» можно указать любую фразу или сочетание букв, которые необходимо включить или исключить из фильтра. Отличие этого пункта от пунктов 1, 4 и 5, в том, что искомая фраза может находится в любом месте ячейки. Например, задав в качестве фильтра «Ива», в результате получим «Иванов Алексей», «Сергей Иваровский», «кривая» и т.п.

Числовые фильтры

Большинство условий те же самые, что и при текстовых фильтрах. Рассмотрим только новые.

  • 1. Условие «между». При выборе данного условия, в появившемся окне сразу же устанавливаются нужные критерии, что облегчает Вам задачу:
    Вам остается только ввести значения с клавиатуры или выбрать их из списка.
  • 2. Условие «Первые 10». Данный пункт имеет следующие опции:
    • Показать наименьшие или наибольшие значения.
    • Сколько значений отобразить.
    • В данном пункте требуется пояснение по второму значению: % от количества элементов. Например, у Вас в таблице 15 строк с числовыми значениями. При выборе 20% в таблице останется только 15/100*20 = 3 строки.

    Фильтр по дате

    Данные условия не требуют специальных расшифровок, поскольку их значение легко понять из названий. Единственное на что стоит обратить внимание, что в стандартном окне выбора условий фильтра появляется кнопка Календарь для облегчения ввода даты.

    И еще немного о фильтрах

    Есть еще один способ фильтрации данных. Немного преобразуем нашу таблицу:

    Как видите, мы ее раскрасили.

    Теперь, например, нам необходимо найти все строки с Красоткиным. Щелкните правой кнопкой на ячейке с данным человеком и в появившемся меню выберите пункт «Фильтр». В новом меню есть несколько новых опций. В данном примере нам нужен пункт «Фильтр по значению…».

    Если выбрать условие «Фильтр по цвету…», то в таблице останутся строки с ячейками того же цвета, что и активная ячейка (желтая заливка).

    Если щелкнуть на «Фильтр по цвету шрифта…», то в нашей таблице останутся только ячейки с красным или черным шрифтом, в зависимости от того, какая ячейка активна в данный момент.

    Последний пункт фильтра применим только в том случае, если в таблице используется условное форматирование со значками.

    Фильтрация данных в Excel

    • Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
    • Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
    • Можно воспользоваться строкой быстрого поиска Быстрый поиск при фильтрации данных
    • Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
    1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
    2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
    3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
    4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

    Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

    Отмена фильтрации

    Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

    Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца. Удаление фильтра из столбца

    Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные Очистить фильтр со всех столбцов

    Срезы

    Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

    Создание срезов

    В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

    Для этого нужно выполнить следующие шаги:

      Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].

    Вставка среза в Excel

    1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.
      Вставка срезов

    Форматирование срезов

    1. Выделить срез.
    2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

    Форматирование срезов

    1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

    Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

    Расширенный фильтр

    Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

    Фильтрация данных в Excel с использованием расширенного фильтра

    Расширенный фильтр в Excel предоставляет более широкие возможности по управлению данными электронных таблиц. Он более сложен в настройках, но значительно эффективнее в действии.

    С помощью стандартного фильтра пользователь Microsoft Excel может решить далеко не все поставленные задачи. Нет визуального отображения примененных условий фильтрации. Невозможно применить более двух критериев отбора. Нельзя фильтровать дублирование значений, чтобы оставить только уникальные записи. Да и сами критерии схематичны и просты. Гораздо богаче функционал расширенного фильтра. Присмотримся к его возможностям поближе.

    Как сделать расширенный фильтр в Excel?

    Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

    1. задать более двух критериев отбора;
    2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
    3. задать условие любой сложности с помощью формул;
    4. извлечь уникальные значения.

    Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

    1. Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так: Пример.
    2. Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора. Условия.
    3. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.

    Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.

    Как пользоваться расширенным фильтром в Excel?

    Чтобы отменить действие расширенного фильтра, поставим курсор в любом месте таблицы и нажмем сочетание клавиш Ctrl + Shift + L или «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Очистить».

    Найдем с помощью инструмента «Расширенный фильтр» информацию по значениям, которые содержат слово «Набор».

    В таблицу условий внесем критерии. Например, такие:

    Критерии.

    Программа в данном случае будет искать всю информацию по товарам, в названии которых есть слово «Набор».

    Результат примера 2.

    Для поиска точного значения можно использовать знак «=». Внесем в таблицу условий следующие критерии:

    Критерий2.

    Excel воспринимает знак «=» как сигнал: сейчас пользователь задаст формулу. Чтобы программа работала корректно, в строке формул должна быть запись вида: =»=Набор обл.6 кл.»

    После использования «Расширенного фильтра»:

    Результат примера 3.

    Теперь отфильтруем исходную таблицу по условию «ИЛИ» для разных столбцов. Оператор «ИЛИ» есть и в инструменте «Автофильтр». Но там его можно использовать в рамках одного столбца.

    В табличку условий введем критерии отбора: =»=Набор обл.6 кл.» (в столбец «Название») и (в столбец «Цена»). То есть программа должна отобрать те значения, содержащие ТОЧНО информацию о товаре «Набор обл.6 кл.» ИЛИ информацию по товарам, цена которых ””;МАКС($A$1:A1)+1)’ >

    Формула.

    Рядом с выпадающим списком ячейку введем следующую формулу: МАКС($B$1:$O$1);»»;ГПР(СТОЛБЕЦ(A:A);$B$1:$O$33;ПОИСКПОЗ($A$12;$A$4:$A$9;)+3))’ > Ее задача – выбирать из таблицы те значения, которые соответствуют определенному товару

    Формула2. Результат5.

    Таким образом, с помощью инструмента «Выпадающий список» и встроенных функций Excel отбирает данные в строках по определенному критерию.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.