Правила оформления таблиц
В старину таблицей называлась специальная доска для записи сведений или чисел. Она была расчерчена линиями, называвшимися графьями или графами. Позднее графами стало называться пространство между двух черт.
Сейчас таблицы активно используются для наглядного и систематизированного представления информации в документах.
По характеру оформления линейками / границами таблицы бывают закрытыми, полузакрытыми и открытыми. Кроме того, разделительные линейки в таблице могут быть заменены пробелами, такие таблицы называются выводами. Вывод может быть включен в текст как продолжение фразы или ее окончание (Пример 1). В этом случае для размещения текста по столбцам в MS Word можно пользоваться табулятором.
Пример 1. Оформление вывода
Наименование элементов таблицы показано в Примере 2. Она состоит из заголовков, головки, боковика и прографки. Все, что ниже головки, называется хвостом таблицы. Хвост в свою очередь делится на боковик и прографку. Боковик, как и головка, — скорее заголовочная часть (см. серую заливку в Примерах 2 и 12). А вот в прографке размещают те сведения, ради которых и составлялась таблица. Перед ее набором нужно хорошенько продумать структуру головки и боковика, чтобы оптимально систематизировать представляемые таблицей сведения.
И еще два определения, которые помогут нам в будущем:
- графа таблицы — ряд данных, расположенный вертикально;
- строка таблицы — горизонтально.
Все эти определения приведены в ГОСТ Р 7.32-2001 «СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».
Пример 2. Структура таблицы с наименованием ее элементов (серой заливкой выделена головка таблицы, которую в просторечье называют «шапкой»)
Начинается таблица с нумерационного заголовка. Он состоит из слова «Таблица» и порядкового номера, при этом знак № не ставится. Обычно нумерационный заголовок набирается курсивом и размещается у правого края.
Он призван упростить ссылки на таблицу в основном тексте документа. Ссылка обычно оформляется так: «(табл 4)» или «(таблица 4)». При этом лучше избегать дополнения «см.» в значении «смотри».
Даже если в документе фигурирует одна таблица, ее все равно стоит нумеровать: «Таблица 1».
Тематический заголовок таблицы, который определяет ее содержание, располагается по центру, можно выделить его полужирным шрифтом. Реже используют написание только заглавными буквами, т.к. такой текст менее «читабелен», это допустимо только для очень коротких заголовков.
Точка не ставится в конце ни нумерационного, ни тематического заголовков. Оба заголовка стоят над таблицей. Но вполне возможна и таблица без заголовков (например, если название документа или его части полностью определяет содержание единственной таблицы). Кроме того, если нужно сделать документ как можно более компактным, то можно совместить нумерационный и тематический заголовки в одной строке, тогда между ними ставится точка и пробел. Сравните Примеры 3 и 4.
Пример 3. Нумерационный заголовок над тематическим
Пример 4. Совмещение нумерационного заголовка и тематического в одной строке
Если таблица большая (по высоте) и не поместилась на одной странице, то на следующей принято это указывать, что позволит читателю документа быстрее ориентироваться в нем. Слово таблица при этом можно писать в заголовке (и при ссылке в тексте) как полностью, так и сокращенно: «табл. 5», главное соблюсти единообразие во всем документе.
На последующих страницах можно повторить головку таблицы полностью со всеми заголовками граф, а можно привести только номера граф (что менее удобно читателю, зато экономит место при большой «шапке») — сравните Примеры 5 и 6.
Пример 5. Оформление длинной по высоте таблицы с полным повторением «шапки» на каждой странице
Пример 6. Оформление длинной по высоте таблицы с повторением в «шапке» только номеров граф
Если таблица не помещается по ширине, то сначала попробуйте уменьшить размер шрифта и отступы слева и справа от текста до границ ячеек. Если это не поможет (ведь текст в ней должен остаться читабельным), то придется переносить часть таблицы, т.е. ее левая часть будет идти отдельно от правой. Можно поделить таблицу не только на две части, но и более (как это сделать, показано в Примере 12). Ориентироваться помогут заголовки к таблице, нумерация граф, выделяющие внешнюю границу линии, можно еще повторить боковик в каждой части таблицы.
Нумеровать можно не только графы, но и строки. Это поможет потом делать из текста адресные ссылки на конкретные ячейки таблицы, например: «(см. показания в строке 5 графы 4)». Для этого номер обычно включается в содержимое боковика (Пример 7). Если оно представляет собой не простой список равноправных элементов (например, 1, 2, 3 и т.д.), а сложный многоярусный (например, пункт 1 включает подпункты «а» и «б» и только потом следует пункт 2), то к нумерации боковика применяются стандартные правила нумерации многоуровневых списков.
См. статью «Правила оформления перечней в тексте»
Если при этом у пункта есть итоговые сведения в прографке, суммирующие данные всех его подпунктов, то для такого пункта стоит выделять в таблице отдельную строку. В противном случае в боковике в единой ячейке можно объединить данный пункт с его первым подпунктом.
Но не у любой таблицы есть боковик с заголовками строк.
В заголовках граф сначала идет словесное определение, потом после запятой — обозначение используемой единицы измерения (например, «кв. м.», «%», «°С», «руб.» или «тыс. руб.» и т.д.), что позволяет избежать повторения указания единицы измерения в каждой ячейке содержимого таблицы (Пример 7). В заголовок графы еще можно включить имеющиеся ограничения (например, «от. до. », «не более. », «не менее. » и т.д., см. последнюю графу таблицы в Примере 7).
Пример 7. Таблица с пронумерованными строками в боковике. 1
- со 2-го яруса и ниже допустима строчная буква в начале заголовка графы,
- а формулировка нижележащих ярусов в «шапке» таблицы может согласовываться с вышестоящими.
Пример 8. Фрагмент «шапки» табличной части штатного расписания
Для визуального выделения «шапки» таблицы можно применить заливку (см. два варианта в Примерах 2 и 12), жирный шрифт для этого редко используют. Красиво выглядит центрирование по высоте и ширине.
Теперь приступим к правилам заполнения прографки — так называемого «содержимого» таблицы. Так же, как и в других ячейках таблицы, точки в конце здесь не ставятся. А вот внутри текста ячейки знаки препинания расставляются согласно современным правилам пунктуации.
Текст ячейки можно начать с маленькой буквы, если он представляет собой обрывочную фразу. Если это полноценное предложение или несколько предложений, то начинать стоит с заглавной буквы. Если же какие-то ячейки заполняются короткими фразами, а какие-то — предложениями, то лучше все ячейки прографки начинать с заглавной буквы.
Некоторую сложность представляют собой правила расположения чисел. Числовые значения одной величины лучше располагать так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками, сотни под сотнями и т.п. (Пример 9). Для этого содержимое ячеек удобно выравнивать по правому краю, дополнительно можно установить отступ справа.
Если в одной графе собраны показатели неодинаковых величин, то они просто центрируются (Пример 10).
Если через тире или многоточие приводится диапазон значений, то в идеале все равнять по тире / многоточию, которые размещаются в центре. Но это слишком трудоемкий вариант, который редко реализуют. Можем поделиться маленькой хитростью: чтобы тире / многоточие оказалось во всех ячейках столбца на одном месте, надо сделать одинаковым количество знаков в числах до и после тире / многоточия. Чтобы этого добиться, недостающие знаки в MS Word можно напечатать цветом бумаги (обычно это верхний левый вариант в таблице цветов шрифта текста) — при выравнивании содержимого ячеек такие знаки будут учитываться, а на печати и экране видны не будут (пока кто-нибудь не изменит им цвет). Но подобные игры крайне опасны при трансляции данных — все ваши визуально «невидимые дополнения» воспримутся как полноценные данные и могут быть отображены.
adisord
• прографка — остальные графы таблицы.
Особенности таблицы, как формы передачи содержания и её достоинства
Мильчин А.Э. Справочная книга корректора и редактора, 1974.
________________________________________ _________________________________
2. Нумерационный заголовок, как правило, выравнивается вправо.
3. Тематический заголовок имеет выключку по центру.
4. Заголовки граф
Допускается, если ширина заголовка графы меньше его высоты. Однотипные заголовки должны быть расположены вертикально (кроме заголовков в боковике и в графе «Примечание»).
Строки заголовков граф не должны иметь переносов слов.
Формулы (книжно-журнальные таблицы) должны быть выключены либо по центру графы, либо в левый край с отступом от вертикальной линейки на полукегельную. Другие элементы в данном случае выравниваются по средней линии формул. От горизонтальных линеек формулы отбиваются не менее чем на полукегельную.
Фигурные скобки должны полностью охватывать все строки, к которым относятся, а остриё фигурной скобки располагают посередине кегля строк, к которым скобка относится. Размещают фигурную скобку в графе, которая имеет меньшее число строк.
В книжно журнальных таблицах всегда должны быть цельными обрамляющие линейки, все вертикальные линейки в заголовке, подзаголовочная линейка и линейка нумерационной строки (если таковая присутствует), а также линейка, которая отделяет боковик от прографки, и горизонтальные линейки прографки. В бланочных таблицах цельными делаются все вертикальные линейки. Просветы в стыках линеек и в углах не должны быть более 0,5 pt.
Гиленсон П. Г. Справочник художественного и технического редакторов. 1988
________________________________________ _________________________________
Термины
Втяжки — это созданные дополнительные отступы слева и справа от абзаца, сужение поля набора (то есть максимальной длины строки). Втяжки могут быть как двусторонними, так и односторонними — текст может выделяться отступом только слева или справа.
Отточие (типографское) — пространство между позициями табуляторов, заполненное повторяющимися символами (как правило, точками). Отточие часто используется в оглавлениях книг между названиями разделов и номерами страниц.
Шпация (в полиграфии) — пробельный материал, применявшийся при ручном и монотипном металлическом наборе для отбивки элементов строки друг от друга по горизонтали, а также для создания отступов. Шпации могли иметь толщину от 1 pt до величины кегля шрифта, используемого в строке. В зависимости от толщины шпация называется круглой (кегельной), полукруглой (полукегельной) или тонкой.
Урок 51. Таблица. Начало пути
Вот такое определение понятию «ТАБЛИЦА» я нашла в издательском словаре-справочнике:
Таблица — особая форма передачи содержания, которую отличает от текста организация слов и чисел в колонки (графы) и горизонтальные строки таким образом, что каждый элемент является одновременно составной частью и строки, и колонки (столбца).
Между заголовком колонки (столбца), заголовком строки и их общим элементом устанавливается бессловесная, графическая смысловая связь, понимаемая читателем без перевода в словесную форму. Для передачи этого же содержания текстом понадобилось бы много дополнительных слов, в которых труднее было бы уловить закономерность или зависимость, выраженную в таблице, и сложнее искать какую-либо числовую или иную характеристику.
Так что учимся правильно делать красивые и информативные таблицы.
В Интернете есть много сайтов, посвященных созданию таблиц в Word. Всё очень просто:
- Определяем место нахождения таблицы (щелкнуть ЛМ)
- Вставляем таблицу (лента Вставка → группа команд Таблицы → кнопка выпадающего меню → выбор нужного количества строк и столбцов):
После вставки таблицы активизируются лента Конструктор, которая помогает сделать таблицу красивой:
…и лента Макет, которая помогает делать таблицу понятной:
Но дьявол, как известно, кроется в деталях. Вот с этими деталями мы сейчас познакомимся.
По окончании урока вы сможете:
- Описать строение и элементы таблицы
- Описать поведение содержимого ячейки
- Показать выравнивание в таблице и выравнивание самой таблицы
- Показать два вида положения таблицы
1. Строение и элементы таблицы
- Маркер выделения таблицы
- Непечатаемый символ конца ячейки
- Непечатаемый символ конца строки
Текст в ячейке является полноценным абзацем (Урок 8), которому можно присвоить любой стиль текста.
При работе с таблицами следует следить за изменениями курсора:
- Изменение высоты строки при помощи вертикальной линейки
- Выделение всей строки
- Выделение всей таблицы
- Добавление новой строки
- Изменение широты строки
- Выделение ячейки
- Изменение высоты строки
- Выделение столбца таблицы
- Добавление нового столбца
- Изменение ширины столбца при помощи горизонтальной линейки
Эти курсоры позволяют работать с таблицей, не прибегая к многочисленным командам на ленте.
2. Ячейка и содержимое ячейки. Обмен данными
В ячейке таблицы может быть любой набор символов либо не быть (ячейка в силу каких-либо причин пустая). Часто возникает необходимость перенести данные в пределах одной таблицы или из одной таблицы в другую. Скачайте файл тут. Откройте его.
На одной странице есть две таблицы.
Задача: добавить строчки 2 и 3 из первой таблицы во вторую таблицу.
Шаг 1. Выделяем строчки 2 и 3 в первой таблице (вывести курсор на полосу выделения → щёлкнуть ЛМ → не отпуская ЛМ выделить две строчки):
Обратите внимание, что курсор в этом случае смотрит вправо
Шаг 2. Копируем или вырезаем выделенные данные в буфер обмена любым известным вам способом
Шаг 3. Переходим во вторую таблицу и устанавливаем курсор, предположим, в начале ячейки 10:
Шаг 4. Вставляем содержимое буфера обмена и любуемся результатом:
Задача выполнена. Между строчками 9 и 10 второй таблицы разместились 2 и 3 скопированные строчки из первой таблицы.
Теперь решим задачу: заменить две последние строчки второй таблицы тремя строчками первой таблицы.
Шаг 1. Выделяем строчки 2, 3 и 4 в первой таблице (подводим курсор в начало ячейки с числом «2» → щёлкаем ЛМ → не отрывая ЛМ выделяем три строчки):
Шаг 2. Копируем или вырезаем выделенные данные в буфер обмена любым известным вам способом
Шаг 3. Перейдите во вторую таблицу и установите курсор, предположим, в начале ячейки 13:
Шаг 4. Вставляем содержимое буфера обмена и любуемся результатом:
Две строчки второй таблицы заменились тремя строчками первой таблицы (содержимое буфера обмена).
В первом случае мы выделяем строчки вместе с непечатаемым символом конца строки:
Во втором случае мы выделили содержимое строчек, а не сами строчки:
Незнание и не понимание разницы понятий «ячейка или строчка таблицы» и «содержимое ячейки или строчки таблицы» приводит к неприятным ситуациям. Например, вот к такой.
Шаг 5. Выделяем ячейку первого столбца (подводим курсор к границе ячейки, пока он не принимает вид жирной стрелки, глядящей вверх под углом 45 ° → щёлкаем ЛМ):
Вы не забыли, что в буфере обмена лежат скопированные три строчки первой таблицы? Вставляем содержимое буфера обмена любым известным вам способом. Смотрим, что получилось:
Совершенно неожиданно в одной ячейке поместилась вполне самостоятельная таблица, состоящая из 3 строк.
Поэтому при обмене данными между двумя таблицами (или внутри одной таблицы) :
| Понять и запомнить! | 1. определиться, что вы копируете: строчки или содержимое строчек 2. отследить положение места вставки содержимого буфера обмена: текстовый курсор должен стоять в начале первой ячейки той строчки, куда вы поместите содержимое буфера обмена |
А теперь посмотрим, как ведёт себя содержимое ячейки. Но в этот раз не надо копировать содержимое, а просто перетащить при нажатой ЛМ.
Шаг 1. Выделим содержимое ячейки без символа конца ячейки:
Шаг 2. Далеко ходить не будем и перетащим при нажатой клавише Ctrl выделенный текст на одну ячейку вниз:
Результат на лицо! Клавиша Ctrl выполняет функцию «копирование в буфер обмена»).
Шаг 3. Выделим ячейку с содержимым, т.е. «+символ конца ячейки»:
Шаг 4. Далеко ходить не будем и перетащим при нажатой клавише Ctrl выделенную ячейку на две ячейки вниз:
| Вывод | В первом случае мы добавили текст одной ячейки к тексту другой ячейки, а во втором случае – заменили полностью ячейку. |
Я рекомендую вам потренироваться на операциях выделения и копирования (перетаскивания) табличных данных. Это в дальнейшем сбережет ваши нервы и время работы.
3. Операция «Выравнивание»
Скачайте файл тут. Откройте файл. Перед вами небольшой кусочек текста с таблицей, которая меньше ширины текста. Задание: выравниваем содержимое ячеек по центру относительно соответствующей ячейки.
Шаг 1. Выделяем содержимое таблицы (подводим курсор в начало первой ячейки → щёлкаем ЛМ → не отрывая ЛМ выделяем содержимое всей таблицы). А если таблица длинная? Тогда работаем так: подводим курсор к верхней границе таблицы, пока курсор не примет вид жирной чёрной стрелки, глядящей вниз → щёлкаем ЛМ → не отрывая ЛМ выделяем содержимое всей таблицы:
Шаг 2. Выравниваем содержимое ячеек по центру ячеек (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Выравнивание по центру):
Как видите, теперь содержимое ячеек таблицы выровнялось по центру соответствующей ячейки.
А теперь займемся таблицей.
Шаг 3. Выделяем таблицу (щёлкаем ЛМ в любом месте таблицы → подводим курсор значку выделения таблицы → когда курсор превратиться в четырёхсторонний крест, щелкаем ЛМ):
Шаг 4. Выравниваем таблицу по центру печатного текста (лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Выравнивание по центру):
Таблица выравнена по центру текста документа.
4. Положение таблицы в документе
Шаг 1. Выделим всю таблицу и перенесем её в другое место:
Вроде ничего не изменилось.
Шаг 2. А теперь «потаскаем» таблицу вправо и влево:
А вот и сюрприз! Надо сказать, что в некоторых случаях весьма неприятный. Таблица может улететь совершенно непредсказуемо. Почему это происходит?
Шаг 3. Вызываем контекстное меню ПМ:
Шаг 4. Выбираем команду «Свойства таблицы» и из открывшегося диалогового окна «Свойства таблицы» делаем вывод:есть два режима вставки таблицы:
- Таблица как часть текста (таблица жестко привязана к тексту).
- Таблица как самостоятельный объект.
Шаг 5. Открываем диалоговое окно «Размещение»:
Вот эта галочка «перемещать с текстом» отвечает за поведение таблицы. Если отменить режим «перемещать с текстом», то не берусь предсказать, куда «улетит» ваша таблица.
| Понять и запомнить! | Если вы задаёте обтекание таблицы текстом, то проследите, чтобы режим «перемещать вместе с текстом» был включен |
А вообще-то редко приходится задавать обтекание таблицы текстом, но знать о такой возможности нужно. Почему бы маленькую табличку не окружить текстом?